Pracownia Czytelnego Tekstu · Poradnik
Jak uprościć tekst bez utraty znaczenia?
Tekst może być poprawny gramatycznie, a mimo to trudny do zrozumienia. Czytelnik musi wtedy wielokrotnie wracać do początku zdania, zgadywać znaczenie ogólnych określeń albo samodzielnie łączyć rozproszone informacje.
Upraszczanie pomaga usunąć te przeszkody. Celem nie jest skrócenie dokumentu za wszelką cenę, lecz ułatwienie odbiorcy zrozumienia tego, co rzeczywiście chcesz przekazać.
W tym poradniku
1. Zacznij od najważniejszej informacji
Sprawdź, czy akapit od razu pokazuje swój temat. Jeśli główna myśl pojawia się dopiero po kilku zdaniach wprowadzenia, rozważ przesunięcie jej na początek.
Zamiast:
„W związku z prowadzonymi działaniami dotyczącymi usprawnienia procesu obsługi informujemy o możliwości przesyłania dokumentów drogą elektroniczną”.
Napisz:
„Dokumenty możesz teraz przesłać elektronicznie”.
Jeśli powód zmiany jest ważny dla odbiorcy, wyjaśnij go w kolejnym zdaniu. Nie musi poprzedzać informacji, której czytelnik szuka.
2. Pokaż, kto wykonuje działanie
Sformułowania takie jak „zostanie przeprowadzona weryfikacja” bywają niejasne, ponieważ ukrywają wykonawcę czynności.
Jeśli wiadomo, kto odpowiada za zadanie, nazwij go:
„Zespół obsługi sprawdzi dokumenty”.
Nie dopisuj jednak wykonawcy na podstawie domysłu. Gdy informacja jest nieznana, najpierw ją ustal albo zachowaj odpowiednio ostrożne sformułowanie.
3. Zamieniaj rozbudowane konstrukcje na czasowniki
Wyrażenia „dokonać analizy”, „przeprowadzić ocenę” czy „zrealizować wysyłkę” często można zastąpić prostszymi formami: „przeanalizować”, „ocenić”, „wysłać”.
Porównaj:
„Po dokonaniu oceny kompletności materiałów nastąpi przygotowanie odpowiedzi”.
„Sprawdzimy, czy materiały są kompletne, a następnie przygotujemy odpowiedź”.
Druga wersja wyraźniej pokazuje kolejność działań. Nie oznacza to, że każda konstrukcja rzeczownikowa jest błędem. Wybieraj formę odpowiednią do znaczenia i rodzaju dokumentu.
4. Dziel zdania tam, gdzie zmienia się myśl
Długie zdanie może zawierać warunek, działanie, wyjątek i dodatkowe wyjaśnienie. Czytelnik musi wtedy zapamiętać wiele informacji naraz.
Rozdziel je, jeśli poszczególne części mogą działać samodzielnie. Pilnuj jednak, żeby nie zgubić związku między nimi.
Zdanie przed zmianą:
„Po otrzymaniu kompletu dokumentów rozpoczniemy ocenę zgłoszenia, która może wymagać dodatkowych wyjaśnień, jeżeli przekazane informacje okażą się niejednoznaczne”.
Można zapisać:
„Ocenę zgłoszenia rozpoczniemy po otrzymaniu kompletu dokumentów. Jeśli informacje będą niejednoznaczne, poprosimy o dodatkowe wyjaśnienia”.
5. Zachowaj warunki i zastrzeżenia
Nie usuwaj słów „może”, „zwykle” czy „w badanej grupie” tylko dlatego, że zdanie stanie się krótsze.
„Rozwiązanie może ograniczyć liczbę błędów” nie znaczy tego samego co „Rozwiązanie ogranicza liczbę błędów”. Druga wersja zawiera mocniejsze twierdzenie.
Podobnie wynik uzyskany w jednej organizacji nie musi opisywać wszystkich firm. Uproszczenie powinno zachować zakres informacji i stopień pewności autora.
6. Wyjaśniaj potrzebne terminy
Specjalistycznego słowa nie trzeba usuwać, jeśli jest istotne dla tematu. Warto natomiast krótko wyjaśnić je przy pierwszym użyciu.
Dopasuj wyjaśnienie do odbiorcy. Osoba początkująca może potrzebować przykładu, podczas gdy specjalista będzie oczekiwał precyzyjnego rozróżnienia pojęć.
Sprawdź tekst po zmianach
Przeczytaj pierwotną i uproszczoną wersję. Porównaj:
- kto wykonuje działanie;
- co ma się wydarzyć;
- jakie warunki muszą zostać spełnione;
- jakie wyjątki lub ograniczenia obowiązują;
- z jaką pewnością sformułowano wniosek.
Jeżeli te elementy się zgadzają, a tekst jest łatwiejszy do zrozumienia, poprawki spełniły swoją funkcję.
Potrzebujesz pomocy w uporządkowaniu tekstu?
Jeśli chcesz poprawić strukturę, przejrzystość lub sposób przedstawienia informacji w swoim dokumencie, zapoznaj się z usługą tworzenia i edytowania tekstów w Pisanie na Miarę .
Pracownia Czytelnego Tekstu jest projektem edukacyjnym powiązanym z marką Pisanie na Miarę. Powyższy odnośnik prowadzi do oferty tej marki.