Pracownia Czytelnego Tekstu · Poradnik

Jak przygotować brief do tekstu?

Brief to zestaw ustaleń, który pomaga rozpocząć pisanie z jasnym celem. Przydaje się zarówno wtedy, gdy pracujesz samodzielnie, jak i podczas współpracy z osobą redagującą dokument.

Nie musi być długi. Powinien odpowiadać na pytania, które wpływają na treść, zakres i sposób przygotowania materiału.

1. Opisz cel dokumentu

„Potrzebuję artykułu o obsłudze klienta” określa temat, ale nie wyjaśnia zadania.

Dokładniejszy cel może brzmieć:

„Chcę wyjaśnić nowym klientom, jak zgłosić problem i jakie informacje przygotować, aby ułatwić jego rozwiązanie”.

Takie sformułowanie pomaga zdecydować, co powinno znaleźć się w tekście, a co nie jest potrzebne.

2. Określ odbiorcę

Napisz, do kogo kierujesz materiał i co ta osoba już wie.

Warto uwzględnić:

• poziom znajomości tematu;
• sytuację, w której odbiorca przeczyta tekst;
• pytania, na które szuka odpowiedzi;
• działanie, które ma móc wykonać po lekturze.

Nie wystarczy ogólne określenie „dla każdego”. Im różniejsze grupy odbiorców, tym trudniej przygotować jeden tekst odpowiadający wszystkim potrzebom.

3. Ustal zakres i granice

Wypisz zagadnienia obowiązkowe oraz tematy, które mają pozostać poza dokumentem.

Przy instrukcji zgłaszania problemu obowiązkowe mogą być: kanał kontaktu, potrzebne dane i kolejne etapy obsługi. Historia firmy albo szczegółowy opis wszystkich produktów mogą być zbędne.

Jeśli dokument ma wymagany układ, dołącz go do briefu. Dotyczy to zwłaszcza raportów i opracowań przygotowywanych według wytycznych instytucji.

4. Zbierz materiały wejściowe

Przekaż aktualne dane, źródła i ustalenia, na których ma opierać się tekst.

Oznacz, które informacje są zatwierdzone, a które wymagają sprawdzenia. Nie oczekuj, że osoba redagująca odgadnie właściwą wersję spośród kilku sprzecznych dokumentów.

W materiałach warto wskazać:

• źródła danych;
• obowiązujące nazwy i terminy;
• wcześniejsze teksty, do których trzeba zachować spójność;
• osobę, która może wyjaśnić wątpliwości;
• informacje przeznaczone wyłącznie do użytku wewnętrznego.

5. Opisz formę i styl

Podaj miejsce publikacji, orientacyjną długość oraz oczekiwany sposób zwracania się do odbiorcy.

Zamiast samego polecenia „ma być profesjonalnie”, doprecyzuj:

„Tekst ma być rzeczowy, z krótkimi akapitami i bez żargonu. Zwracamy się do czytelnika bezpośrednio. Terminy techniczne wyjaśniamy przy pierwszym użyciu”.

Możesz dołączyć przykład stylu, ale wskaż, co dokładnie Ci w nim odpowiada. Chodzi o cechy sposobu pisania, nie kopiowanie cudzej treści.

6. Ustal termin i sposób akceptacji

Rozróżnij termin pierwszej wersji od terminu gotowego dokumentu. Zaplanuj czas na uwagi i poprawki.

Ustal również, kto zbiera komentarze i kto podejmuje ostateczną decyzję. Sprzeczne uwagi od kilku osób łatwiej rozstrzygnąć przed kolejną rundą redakcji niż po jej zakończeniu.

Przykład krótkiego briefu

Przed rozpoczęciem pracy

Przeczytaj brief tak, jakbyś nie znał projektu. Czy potrafisz na jego podstawie ustalić, dla kogo powstaje tekst, czemu ma służyć i z jakich informacji korzystać?

Jeśli nie, uzupełnij brakujące ustalenia. Kilka konkretnych odpowiedzi na początku może ograniczyć liczbę późniejszych nieporozumień.